Meer plaatsingen met HubSpot voor recruitmentbureaus

Uitdaging:

Je ATS bevat alle vacatures, kandidaten en plaatsingen, maar marketing & sales staan in losse tools. Daardoor mist marketing en sales inzicht en is het lastig handmatige taken te automatiseren.

Oplossing via HubSpot :

• Koppel je huidige ATS (Bijv: Bullhorn, Carerix, Recruitee) aan HubSpot; vacatures, kandidaten en plaatsingen worden elke paar minuten gesynchroniseerd.
• Gebruik Custom Objects Vacature, Kandidaat en Plaatsing in HubSpot en associeer ze automatisch met Opdrachtgevers en Deals, zodat sales meteen ziet welke rollen openstaan.
• Maak roll-up-velden zoals Aantal open vacatures en Totale marge YTD die live worden bijgewerkt voor elk account.
• Workflows creëren volg-up taken voor sales zodra een nieuwe vacature binnenkomt of een plaatsing bijna afloopt.

Resultaat : ATS en CRM praten moeiteloos met elkaar: één waarheid voor klant- en kandidaatgegevens, minder handmatig werk en snellere reactie op nieuwe opdrachten.

Uitdaging:

Nieuwe opdrachtgevers vinden gebeurt nu via losse Excel-lijsten en inboxen; opvolging is ad-hoc, leadinfo raakt versnipperd en een betrouwbare voorspellende omzet­pipeline ontbreekt.

Oplossing via HubSpot :

• Importeer prospectlijsten of targets uit LinkedIn Sales Navigator rechtstreeks in HubSpot en laat het systeem elke lead automatisch toewijzen aan de juiste recruiter op basis van regio of branche.
• Plan een complete reeks e-mails, LinkedIn-touches en beltaken; zodra een prospect reageert, stopt HubSpot de resterende stappen automatisch.
• Houd de commerciële voortgang bij in één overzichtelijke pipeline met fasen als Prospect, Intro-call, Offerte en Raamovereenkomst, inclusief verwachte omzet en sluitdatum.
• Zorg dat website-conversies en event­inschrijvingen meteen bij de juiste recruiter belanden, met alle marketing­activiteiten zichtbaar op de tijdlijn.
• Bekijk in realtime hoeveel kansen openstaan, welke recruiters de hoogste win-rate hebben en wat de voorspelde maand­omzet is, zodat je gericht kunt bijsturen.

Resultaat : Meer omzet per klant door relevante upsell op het juiste moment.

Uitdaging:

Campagnes draaien nu versnipperd over LinkedIn, jobboards, Google Ads en Mailchimp; elke tool heeft eigen statistieken, budgetten en UTM-labels. Daardoor is het lastig ROI inzichtelijk te maken.

Oplossing via HubSpot :

• Beheer LinkedIn-advertenties, Google- en Facebook-campagnes, e-mail, landings­pagina’s en formulieren in één Marketing Hub-omgeving, inclusief centraal mediabudget.
• Verzamel alle klik-, conversie- en kosten­gegevens automatisch in de Campagne-attributie­rapporten; HubSpot koppelt ze aan deals of plaatsingen zodra een kandidaat wordt ingehuurd.
• Gebruik AI-features in Marketing Hub om subjectlines, advertentieteksten en A/B-varianten te laten genereren en automatisch te testen, zodat de beste versie altijd budget krijgt.
• Laat kandidaten die via jobboards of Lead Gen Forms binnenkomen direct taggen op branche en skills, zodat ze meteen in de juiste nurture-flow belanden.
• Gebruik dashboards met CPL, time-to-apply en netto marge per campagne om in één oogopslag te zien welke doelgroep rendabel is — en welke budgetten beter kunnen worden verplaatst.

Resultaat : Alle marketing­kanalen, budgetten en performance­data op één plek; minder handwerk, snellere optimalisatie en een betrouwbare ROI per branche of functiegroep.

Uitdaging:

CV’s stromen binnen via LinkedIn, jobboards, referrals en events, maar belanden in losse spreadsheets of mappen; recruiters missen een centraal overzicht.

Oplossing via HubSpot :

• Importeer kandidaten automatisch uit jobboards, LinkedIn Talent Solutions en referral-formulieren; HubSpot maakt voor elke kandidaat direct een record met bron, functie en skill-tags.
• Laat een workflow nieuw talent meteen verrijken met AI-samenvattingen op basis van het CV, zodat recruiters in één oogopslag de belangrijkste ervaring zien.
• Bouw dynamische talent-pools — bijvoorbeeld Java-developers in Randstad of ZZP-verpleegkundigen — en stuur gepersonaliseerde campagnes zodra een passende vacature live gaat.
• Gebruik lead scoring op criteria als skill-fit, beschikbaarheid en recente interactie, zodat de meest kansrijke profielen bovenaan de call-lijst staan.
• Koppel Engaged kandidaten rechtstreeks aan open vacatures of stuur ze door naar de juiste consultant, compleet met alle voorgaande touchpoints in de tijdlijn.

Resultaat : Eén centrale, up-to-date talent-database waarin warm talent nooit uit beeld raakt, recruiters minder tijd kwijt zijn aan handmatig zoeken en vacatures sneller worden ingevuld.

Uitdaging:

Een ATS legt doorgaans wel de stappen voor de kandidaat vast, maar zicht op de opdrachtgever ontbreekt: offertes, contract­onderhandelingen en marges leven in losse e-mails of spreadsheets.

Oplossing via HubSpot :

• Koppel deals direct aan zowel Vacature als Opdrachtgever; HubSpot berekent automatisch verwachte marge, factuurfrequentie en startdatum op basis van ATS-data.
• Laat digitale ondertekening voor aanbod en raamovereenkomst rechtstreeks vanuit HubSpot verlopen, met automatische statusupdates in de tijdlijn.
• Activeer workflows die een taak maken voor de accountmanager zodra een klant opnieuw kandidaten nodig heeft of een contract bijna afloopt.
• Toon dashboards waarin time-to-fill, marge per klant en forecasted revenue per maand realtime samenkomen, zodat je snel ziet waar knelpunten of groeikansen liggen.

Resultaat: Volledige transparantie in zowel kandidaten- als opdrachtgevertraject, sneller van sollicitatie tot startdatum en een voorspelbare marge die direct zichtbaar is voor het hele team.