CRM wordt niet gebruikt: een gemiste kans

inleiding

Een CRM hoort het kloppend hart van klantrelaties te zijn. Toch blijft dit bij veel bedrijven een uitdaging: weinig logins, halve records en onvolledige rapportages. In dit artikel onderzoeken we de oorzaken van die lage adoptie en laten we zien hoe HubSpot het tij keert. Je leest welke functies het werk lichter maken, welke resultaten anderen boeken en hoe je morgen al de eerste stap zet.

ons huidige crm wordt niet gebruikt: de uitdaging

Wanneer medewerkers data in Excel blijven zetten of notities op papier krabbelen, ontstaan datasilo’s. Sales ziet niet welke e‑mails marketing verstuurt, terwijl het management vooruit moet op verouderde inzichten. Vaak is de oorzaak geen onwil, maar een combinatie van factoren:

• Gebrekkige gebruikerservaring – Te veel klikken voor een simpele actie.
• Onvoldoende training – Nieuwe collega’s missen context en ritme.
• Geen duidelijke eigenaar – Niemand bewaakt processen of datakwaliteit.
• Gebrek aan zichtbaar nut – Als rapportages niet worden gebruikt, voelt invoer zinloos.

Het resultaat? Vertrouwen in het systeem zakt en de cirkel van niet‑invullen houdt zichzelf in stand.

belangrijkste functies en mogelijkheden van hubspot

intuïtieve interface

HubSpot laat onderdelen precies daar zien waar gebruikers ze verwachten. Een duidelijk zijmenu, contextuele knoppen en beknopte weergaveopties verkorten de leercurve aanzienlijk.

guided onboarding & playbooks

Met onboarding‑taken krijgt iedere nieuwe gebruiker een checklist op het startscherm. Playbooks leiden verkopers door standaardvragen, zodat gegevens direct op de juiste plek landen.

realtime datakoppelingen

HubSpot synchroniseert e‑mail, agenda en chat in zowel Outlook als Gmail. Een verzonden mail verschijnt automatisch in het contactrecord. Handmatig kopiëren is niet meer nodig.

automatisering van terugkerende acties

Workflows verdelen leads, sturen herinneringen als deals stilvallen en notificeren het team wanneer een prospect de prijspagina bekijkt. Zo voelt het CRM als een assistent in plaats van een invoertool.

rapportage & doelen

Met vooraf gebouwde rapporten bouw je in minuten dashboards voor pipeline, responstijd of omzet per bron. Dat maakt de meerwaarde van volledige data direct zichtbaar.

mobiele app

Onderweg notities inspreken, visitekaartjes scannen of direct bellen: de app verwijdert de laatste excuses om updates uit te stellen.

kenniscentrum en academy

Gratis cursussen in de HubSpot Academy geven gebruikers snel de basis en bieden verdieping voor gevorderden.

integraties en permissies

Meer dan duizend integraties koppelen HubSpot aan ERP, Teams of Slack. Gedetailleerde rechten zorgen dat iedereen de juiste informatie ziet zonder risico op fouten.

voordelen en resultaten

• Adoptie binnen drie maanden  – Minder handelingen en duidelijke nut.
• Hogere datakwaliteit – Verplichte velden en automatische logging vullen records.
• Kortere salescyclus – Realtime signalen verkleinen de tijd tussen eerste contact en deal met gemiddeld zeven dagen.
• Realtime rapportage – Management kan dagelijks prognoses bijstellen op basis van actuele cijfers.
• Tevredener teams – Gebruikers beoordelen HubSpot gemiddeld met 4,5/5 in de app‑store.

praktische tips: morgen aan de slag

1. Kies een beperkt datamodel – Definieer vijf tot tien verplichte velden voor contacts en deals.
2. Activeer onboarding‑taken – Stel een takenreeks in die nieuwe gebruikers door de basis leidt.
3. Automatiseer reminders – Maak een workflow die deals zonder geplande stap na vijf dagen markeert.
4. Gebruik scoreborden – Zet een leaderboard‑rapport op en deel resultaten in het salesoverleg.
5. Plan een training – Baseer de sessie op Academy‑materiaal en oefen direct in het eigen portaal.
6. Evalueer na 30 dagen – Meet logins, datavolledigheid en gebruikersfeedback; pas processen aan waar nodig.
   
   

Conclusie

Een ongebruikt CRM kost kansen en tijd. HubSpot combineert gebruiksgemak, automatisering en training om adoptie te verhogen en data betrouwbaar te maken. Wil je weten hoe dat er voor jouw organisatie uitziet? Boek een vrijblijvende consultatie met U Digital en ontdek de volgende stap naar een CRM‑cultuur die wél werkt.